Az Open Space olyan nagycsoportos módszertan, amelynek során a résztvevők maguk alakítják ki a program tematikáját a cím és a rendelkezésre álló időkeret alapján. Ez azt jelenti, hogy a program során – bár ez szokatlan – csak olyan kérdésekkel foglalkoznak, amelyek valóban érdeklik a résztvevőket, és fontosak számukra.

A program indulásakor éppen ezért mindenkinek megvan a lehetősége arra, hogy felvessen egy számára fontos témát a fő kérdéshez kapcsolódóan. Olyasmit, ami a körmére ég, amit a szívén visel, amiért kész tenni valamit, amiért szívesen vállal felelősséget, és amin a többiekkel együtt dolgozni akar. Minden téma megengedett, az is, ami csak távolról kapcsolódik a rendezvény fő témájához. Fontos, hogy a témák hívókérdését ezután úgy fogalmazzuk, hogy az érdekes és vonzó legyen a többi résztvevő számára is.

Amikor a témákat összegyűjtöttük, és meghatároztuk, hogy melyik témát hol fogjuk megbeszélni, akkor mindenki csatlakozik ahhoz a témához és/vagy azokhoz a csoporttagokhoz, amivel és/vagy akikkel szívesen dolgozna. Ez a munkafázis a „piactér". Amint megtalálta mindenki a helyét, a csoportok önszerveződő formában elkezdenek dolgozni. Az előre megadott kereteken belül maguk osztják be a munkára és a szünetre szánt időt. A munka végeztével minden csoport összefoglalja, amire jutott: eredményeit, ajánlásait és megállapodásait egy előre meghatározott formában a teljes résztvevői kör számára hozzáférhetővé teszi a „központi falon”. Esténként és reggelente, valamint a rendezvény végén találkozik a teljes résztvevői kör, hogy tapasztalataikat és benyomásaikat megosszák egymással.

A befejezés előtt mindenki kézbe kapja a témákat feldolgozó csoportok eredményeiből összeállt dokumentációt. Az összejövetel további célja lehet a feldolgozott témák továbbvitele, ezen belül prioritások meghatározása, a hasonló témák összevonása, és ezek mentén konkrét akciók meghatározása.

Azzal a működési móddal szemben, ami a hagyományos konferenciákra jellemző, itt a résztvevők a kiscsoportos beszélgetések során megtapasztalják, hogy nemcsak lehetséges, hanem szórakoztató is az, ha

• felelősségteljesen cselekszenek,
• lényeges feladatokat és célokat boncolgatnak,
• a vezetést közösen gyakorolják,
• becsben tartják és erőforrásként kezelik a különbözőségeket,
• maguk dolgozzák ki a cselekvéshez szükséges terveket, és
• megállapodnak az elérendő célokban és a munkamódban.

Az Open Space facilitátorai a munkafolyamat kereteit és szabályait alakítják ki, valamint az eredmények megosztását szervezik. Fontos szerepük van az összegző szakasz vezetésében és az eredmények közös feldolgozásában, a prioritások és akciók meghatározásának megszervezésében.

Az Open Space során létrejött szinergia motiválja az embereket az önszerveződő és önirányító működésre, ami azután a hétköznapokban, a munkában is megjelenik. Az Open Space a mindennapokban tovább hat: a fejekben, a munkahelyi viselkedésben, a vállalati vezetésben, a véleményalkotásban.